НАЧАЛО >> АРМ «Каталогизатор» >> Руководство пользователя >> Методика ввода библиографических записей >> Порядок работы каталогизатора📄 Скачать в DOCX
Этот раздел дополняет пошаговые страницы создания записи, редактирования записи и создания записи на основе выбранной. Здесь описана методика принятия решений: какой вид описания выбрать, какие данные подготовить до ввода и когда использовать поиск, копирование, значения по умолчанию и предварительное сохранение.
Каталогизатор создаёт и ведёт записи электронного каталога: вводит новые библиографические описания книг, журналов и статей, корректирует ранее введённые записи и регистрирует поступление номеров периодических изданий.
Для однотомного издания составляется монографическое описание. Для тома многотомного, продолжающегося или серийного издания каталогизатор выбирает монографическое или сводное описание. Сводное описание используется, когда объектом является журнал или другое сериальное издание в целом, а отдельные номера не требуют описания на монографическом уровне.
Работа с партией поступлений должна начинаться с регистрации партии. Если используется интегрированная технология, в базе комплектования создаётся запись книги суммарного учёта. При вводе библиографического описания каждой книги в сведения об экземпляре вносится идентификатор партии: номер записи КСУ и/или номер акта индивидуального учёта. Это позволяет анализировать поступления и готовить выходные документы по отдельной партии или за период.
Перед вводом порцию книг полезно рассортировать по видам издания и видам описания. Это уменьшает число смен рабочих листов и позволяет использовать значения по умолчанию для общих данных.
До начала ввода рекомендуется установить фиксированные параметры: этап работы, ФИО, номер КСУ и номер акта. Эти значения будут автоматически переноситься в соответствующие поля создаваемых записей.
Если у группы документов есть общие данные, их можно сохранить одним из способов:
Для однотомного издания выбирается рабочий лист, соответствующий методике составления библиографической записи. Обычно это рабочий лист описания под индивидуальным или коллективным автором, под заглавием либо под временным коллективным автором.
Заполнение выполняется по страницам рабочего листа с учётом общих правил и специфики отдельных полей. При вводе нужно просматривать формируемое описание в выходном формате, особенно перед переходом к последующим страницам рабочего листа.
Первая страница содержит данные для автоматической сверки на дублетность. Если система находит идентичный документ, ввод блокируется. В этом случае нужно проверить данные, по которым выполнялась сверка, либо прекратить ввод текущей записи и зарегистрировать новый экземпляр уже существующей записи через корректировку.
Для сверки на дублетность достаточно сначала вводить краткие данные, предусмотренные рабочим листом. Это сокращает объём лишней работы, если запись окажется дублетной.
Во время ввода некоторых полей полезно выполнять предварительное сохранение, чтобы система сформировала служебные и производные данные, которые затем можно проверить и скорректировать.
Предварительное сохранение особенно важно:
R в сведениях об экземплярах, когда нужно размножить экземпляры и затем уточнить штрих-коды, инвентарные номера или другие данные.После сохранения нужно просмотреть запись и при необходимости откорректировать сформированные сведения: константы, падежи фамилий, форму имени, сведения об экземплярах и другие автоматически созданные данные.
Том многотомного издания можно описывать как самостоятельное издание. В этом случае методика близка к вводу однотомного издания.
Если поступило несколько томов одного издания, можно сократить ввод общих данных:
При копировании записи тома сведения об экземплярах переносятся только частично. Обычно сохраняются место хранения и канал поступления, а статус нового экземпляра определяется как заказанный. Для реально поступивших экземпляров нужно ввести статус 0, инвентарный номер и/или штрих-код; дата регистрации и идентификатор партии могут быть добавлены автоматически при сохранении.
Если том имеет частное заглавие, монографическое описание выполняется как для однотомного издания, а общее заглавие многотомного издания и номер тома вводятся в область серии. Если проверка на дублетность обнаруживает совпадение, запись нужно анализировать особенно внимательно: расхождение между поиском общей части и дублетной сверкой может указывать на ошибку в ранее введённом описании.
Сводное описание тома вводится на рабочем листе SPEC. Оно состоит из данных общей части и спецификации тома. При вводе нескольких томов одного издания можно копировать первый введённый том или использовать значения по умолчанию для общей части.
При копировании томов нужно обязательно проверить нумерацию, заглавие, выходные данные, количественные характеристики и сведения об экземплярах. После копирования запись нужно просмотреть в выходном формате и убедиться, что описание соответствует конкретному тому.
Основные таблицы преобразования при копировании:
| Таблица | Когда применяется | Что переносится | Что проверить |
|---|---|---|---|
KPS |
Копирование сводного описания тома | Данные общей части, коды, серия без нумерации, систематизация, коллективы, сведения о приплетённых и параллельных изданиях, место хранения и канал поступления | Выходные данные, количественные характеристики, номер тома и серии, сведения об экземплярах |
KPM |
Копирование монографического, сводного или аналитического описания | Большинство элементов данных, кроме аннотации, содержания и самостоятельных приложений; для экземпляров - место хранения | Выходные данные, количественные характеристики, нумерацию и сведения об экземплярах |
KPST |
Создание аналитического описания из монографического, сводного описания или номера журнала | Данные документа-источника, коды, систематизацию, рабочий лист ASP |
Поля аналитического описания статьи |
KPSU |
Создание статьи юридического документа | Данные источника, коды, систематизацию, рабочий лист AUNTD |
Поля аналитического описания юридического документа |
STN |
Создание аналитики из строки содержания | Данные источника и сведения из нужной строки поля содержания | Номер строки содержания и данные статьи |
ST_481 |
Создание аналитики на аллигат | Данные документа, к которому приплетено издание, и сведения из поля 481 |
Номер поля 481 и данные аналитического описания |
Корректура используется для исправления ошибок, пополнения сведений о новых экземплярах и уточнения ранее введённых данных. Интерфейсный порядок редактирования описан в разделе Редактирование записи; здесь важны методические правила отбора документов и контроля связанных записей.
При корректировке записи книги рабочий лист обычно определяется автоматически по коду рабочего листа, уже записанному в документе. При необходимости рабочий лист можно изменить по правилам смены рабочего листа.
Новые экземпляры при доукомплектовании могут переноситься из базы комплектования автоматически. Списание отдельных экземпляров обычно выполняется через АРМ Комплектатор, а проверка фонда - через АРМ Комплектатор или дополнительно через АРМ Каталогизатор.
Особое внимание нужно уделять ошибкам, которые могли размножиться при копировании или вводе через словари. Например, ошибка в заглавии общей части многотомного издания, названии коллектива, заглавии серии или предметной рубрике может попасть сразу в несколько связанных записей.
Если обнаружена такая ошибка, нужно найти все связанные документы. Для поиска следует использовать общий набор элементов данных: например, заглавие общей части многотомника. Для массового исправления целесообразно использовать глобальную корректировку.
Если в глобальной корректировке повторяется общий фрагмент команд, его можно вынести во вложенное GBL-задание и подключать оператором @. Синтаксис подключения и ограничения описаны в разделе Оператор включения вложенного GBL-задания.
Полезная профилактика ошибок - периодический просмотр словарей авторов, заглавий, коллективов, ключевых слов и других поисковых словарей. Рядом стоящие варианты одного и того же термина часто показывают разные написания, опечатки или разнобой в нормируемых данных.
Если для словаря доступна корректировка по словарю, ошибочный термин можно исправлять из словаря. При этом нужно учитывать, что один термин может быть представлен в записях разными формами и подполями. Если в протоколе появляется сообщение Нет поля/данных для корректировки, часть документов может потребовать отдельной корректировки другим вариантом заменяемого значения.
Запись можно ввести не только вручную, но и заимствовать из ресурсов других библиотек. Это снижает трудоёмкость ввода, но не отменяет последующую проверку записи по локальным правилам: нужно проверить рабочий лист, коды, обязательные поля, систематизацию и сведения об экземплярах.
Простейший способ заимствования - импорт записей из полученных файлов. Файлы в коммуникативных форматах RUSMARC, UNIMARC или USMARC требуют переформатирования по соответствующей таблице. Файлы в формате ИРБИС можно загружать без переформатирования.
Другой способ - непосредственное заимствование готовых описаний из внешних и корпоративных ресурсов через Интернет. Для этого применяются несколько режимов:
Z39.50, включая крупные российские и зарубежные библиотеки;Заимствование из баз ИРБИС выполняется без переформатирования. Это важно, потому что сохраняются дополнительные коды и сведения, которые могут отсутствовать в других обменных форматах.
В текущей версии Help пошаговый интерфейсный сценарий заимствования дополнительно описан в разделе Inline-каталогизация.
Электронный каталог может пополняться по мере спрашиваемости книг через режим Выдача без ЭК в АРМ Книговыдача. Сотрудник книговыдачи фиксирует выдачу книги, отсутствующей в электронном каталоге, вводит краткие сведения о ней в запись читателя, а система автоматически создаёт новую запись библиографического описания в базе ЭК.
При таком вводе используется опросный лист, выполняется формально-логический контроль и сверка на дублетность по элементам данных библиографического описания. Если имя базы электронного каталога не задано, по умолчанию используется IBIS. Если в системе заведены другие базы ЭК, их нужно добавить в справочник DBNAM3.MNU в базе RDR или скопировать это меню из директории DATAI.
Если не указан код вида документа, по умолчанию считается, что вводится моноиздание. Перед кодом автоматически добавляются символы !!: это признак записи, созданной через книговыдачу и требующей последующей обработки каталогизатором. Сигналом для каталогизатора служит термин !! в словаре Вид издания; после доработки записи термин удаляется корректировкой кода вида документа.
В контроле на наличие вводимого описания в базе ЭК участвуют обязательные данные:
Полочный шифр и инвентарный номер также проверяются на присутствие и дублетность. Если выдаётся экземпляр группового учёта, вводится номер книги учёта и общее число экземпляров на этой книге; в базе ЭК в этом случае формируется поле экземпляра со статусом U.
Если дата выдачи и дата поступления экземпляра не введены, система подставляет текущую дату. Если не введена предполагаемая дата возврата, система рассчитывает её как текущую дату плюс 20 дней в формате ГГГГММДД.
Технология применяется для журналов, газет и других сериальных изданий, выпуски которых выходят нумерованными и не имеют частных заглавий. Для таких изданий создаётся сводное описание, а поступающие номера регистрируются как связанные документы-номера.
Перед вводом нового периодического издания нужно убедиться, что оно отсутствует в электронном каталоге. Система сверяет периодику на дублетность по шифру издания при вводе шифра и по совокупности кратких данных при сохранении записи:
В интегрированной технологии первичное описание периодики обычно появляется на этапе заказа или подписки в АРМ Комплектатор и затем переносится в каталог. Если каталогизатор внедряется раньше комплектования, описание можно вводить непосредственно в базе каталога, но тогда нужно вручную вести сведения о заказанных экземплярах и подписных периодах.
Новое периодическое издание описывается de visu по первому полученному выпуску. Для сводного описания используется рабочий лист OJ51 или OJ; сведения о первом поступлении можно ввести сразу или позднее в режиме регистрации.
При вводе особенно важен шифр документа в базе 903: он связывает сводное описание со всеми номерами издания. Если в библиотеке нет традиционной системы шифровки журналов или газет, можно присваивать шифр из первой буквы первого слова заглавия и порядкового номера для этой буквы. Если шифр не заполнен, система может сформировать его автоматически, но после создания записи шифр нельзя корректировать произвольно.
Шифр одного и того же издания в базе каталога и базе комплектования должен совпадать. В интегрированной технологии сведения о подписке на новый период переносятся из комплектования в каталог именно по шифру.
Если издание выходит по сериям, подсериям или разделам с самостоятельной нумерацией выпусков, в каталоге создаются отдельные записи для каждой нижней единицы издания. Общие заглавия могут совпадать, но данные серии, подсерии, раздела и шифры документов должны различаться.
Для нетрадиционных носителей и электронных периодических изданий заполняются общие характеристики выпусков: вид и объём ресурса, количественные характеристики и примечания к электронному ресурсу. Эти данные переносятся в записи отдельных выпусков и при необходимости уточняются в конкретном номере.
Если к номерам поступают отдельно хранящиеся приложения на других носителях, например микрофильм или CD-ROM, заранее заполняются сведения о приложениях к номеру: шифр, вид носителя, место хранения, примечание и технологический путь. Тогда при регистрации приложения достаточно выбрать вид носителя, а остальные данные будут перенесены автоматически.
Для заказа и подписки используются два вида данных.
Поле 901 хранит сведения о заказанных экземплярах: год заказа, номер и статус экземпляра или комплекта, количество, место хранения, технологический путь до поступления по месту хранения и начальный номер выпуска в году для изданий с продолжающейся нумерацией.
Поле 901 повторяется для каждого экземпляра и года подписки либо для нового периода того же года, если условия заказа изменились. При переносе из базы комплектования данные формируются автоматически, кроме начального номера в году для продолжающейся нумерации.
Поле 938 хранит поквартальные или периодные сведения о заказе: период подписки, число выпусков за период, первый и последний валовые номера, общую цену, цену одного номера, валюту и годовую периодичность. Эти данные нужны не только для регистрации, но и для последующего списания журналов.
В начале нового подписного года или периода рекомендуется удалять из сводной записи закрытые повторения заказов, по которым получены полные комплекты. Не закрытые заказы оставляют в записи, чтобы корректно принимать отставшие номера.
Поступившие номера регистрируются в документе-журнале. После сохранения система создаёт отдельную запись для каждого номера или выпуска и кумулирует поступления в сводном описании.
Перед регистрацией полезно рассортировать поступления по наименованиям журналов. Для партии можно заранее установить этап работы РЖ, ФИО, номер КСУ и номер акта; эти значения будут подставляться в создаваемые записи номеров. При этапе РЖ дата обработки вводится в новые записи номеров, а не в сводное описание.
Если регистрируется номер за новый год или том, сначала вводят год и том в сводной записи и сохраняют документ. После этого сведения об экземплярах актуализируются по заказу на введённый год.
При вводе номера система показывает уже полученные выпуски за год и сведения о заказанных экземплярах на подписной период. Дублетная сверка не позволяет повторно ввести тот же набор год/том/номер/номер комплекта.
Если фактические данные выпуска отличаются от данных заказа, их нужно вводить явно. Это касается места хранения, первого пункта технологического пути, носителя, цены и других сведений, которые могли измениться для конкретного выпуска.
Если у номера есть отдельно хранящееся приложение, регистрируются и основной выпуск, и приложение. В основном выпуске отмечается наличие приложения, а при регистрации приложения указывается связь с основным номером и заполняются сведения о приложении, которое хранится отдельно.
Обязательные данные регистрации:
0 для выдаваемых читателю, C для филиалов ЦБС, U для группового учёта;Сдвоенные и строенные номера одного года вводятся через /, например 3/5/6/7. Выпуски, объединяющие номера за разные годы, регистрируются по году первого выпуска, а данные последующих лет вводятся как объединённые номера за другой год.
Если данные всех регистрируемых номеров идентичны, можно вводить интервал непрерывных номеров, перечень номеров через запятую или комбинацию этих вариантов. При регистрации интервала штрих-код вводить нельзя, иначе он будет перенесён во все создаваемые записи и вызовет дублетность.
Необязательные, но важные данные регистрации:
При сохранении зарегистрированного номера система создаёт запись номера с уникальным шифром вида общий шифр/год/том/номер, переносит сведения об экземплярах, технологический путь, дополнительные данные, сведения о приложениях и оглавление. В сводном описании одновременно обновляются кумулированные поступления по году и тому. После регистрации нужно проверить кумуляцию; при ошибке корректируется соответствующее повторение поля кумулированных поступлений.
Документ-номер журнала создаётся автоматически при регистрации поступления и корректируется на рабочем листе NJ.
Корректура номера нужна, когда требуется:
Сведения о статьях, введённые в документ-номер журнала, затем могут использоваться при создании самостоятельных аналитических описаний.
Найти номер для корректуры можно по шифру издания, если библиотека ведёт шифровку журналов, либо через сводное описание журнала и переход к связанным номерам. Переходы между сводным описанием, номерами и статьями описаны в разделе Переходы по связанным записям периодики.
Подшивка регистрируется после регистрации отдельных номеров. Записи номеров при этом остаются в базе, потому что в них могут быть оглавления и связи со статьями.
Подшивка вводится как новый номер за переплетённый год со своим обозначением, например Подшивка N 1. В дополнении к номеру обязательно указывается интервал номеров, вошедших в подшивку; при необходимости добавляется текстовое примечание о составе подшивки. Сведения об экземплярах подшивки корректируются сразу, включая инвентарные номера; технологический путь удаляется.
После регистрации выполняется глобальная корректировка подшивки. В результате запись подшивки получает код рабочего листа NJK, а записи номеров, вошедших в неё, получают код NJP. В экземплярах номеров появляется связь с шифром подшивки, а статус меняется на p. Для статей формируется шифр документа-источника, указывающий на подшивку.
После такой обработки:
Журнал - номера;P.Если номер продолжающегося или периодического издания имеет собственное заглавие либо посвящён отдельному событию, после обычной регистрации его нужно описать как книгу. Для этого запись номера преобразуется глобальной корректировкой NJ_Spec, а затем в неё вводятся данные конкретного выпуска.
После преобразования запись получает рабочий лист SPEC, но сохраняет связь с журналом. Она откликается и как книга, и как выпуск журнала.
При преобразовании:
920 заменяется на SPEC;200^v;922 копируется в 330;933 сохраняется как признак происхождения записи из номера журнала;В словаре видов документов такие выпуски выделяются отдельно как NJ_SPEC. При анализе партии записи SPEC, полученные из NJ, рассматриваются как журналы по наличию поля 933.
Аналитическое описание статьи можно вводить как самостоятельный документ независимо от того, есть ли в базе запись документа-источника. Источником может быть номер журнала или газеты, том многотомного издания, сборник под общим заглавием, сборник без общего заглавия, грампластинка, сборник нот и другие документы.
Для аналитики используются рабочие листы ASP42 или ASP71 для статьи и AUNTD42 или AUNTD71 для юридического, директивного или нормативно-технического документа. Первая страница этих рабочих листов служит листом сверки на дублетность; данные сверяются с поисковым словарём. При отсутствии заглавия сохранение записи блокируется, а при отсутствии шифра система формирует его автоматически.
Запись статьи можно создать тремя способами:
Ручной ввод уместен, когда записи источника нет в базе или когда сведения об источнике и статье нужно внести без опоры на уже существующий документ.
При ручном вводе каталогизатор выбирает рабочий лист ASP или AUNTD, последовательно заполняет страницы рабочего листа, проверяет формируемое описание в выходном формате и сохраняет запись. Поля заполняются по общим правилам библиографического описания и правилам для специфических полей аналитики.
Особое внимание нужно уделить сведениям об источнике публикации. Именно они связывают статью с документом, в котором она опубликована, позволяют искать статьи одного источника и корректно выводить данные в форматах просмотра, указателях и карточках.
Копирование уменьшает объём ручного ввода. Исходным документом может быть документ-источник или уже созданная статья из того же источника.
Копирование целесообразно использовать, если:
При копировании каталогизатор выбирает таблицу переформатирования с учётом вида источника и цели создания записи. Основные таблицы перечислены выше в разделе о копировании: KPST создаёт аналитическое описание из монографического, сводного описания или номера журнала, KPSU используется для юридического документа, STN создаёт аналитику из строки содержания, ST_481 - аналитику на аллигат.
Если в документе-источнике заполнено содержание сборника, поле второй и последующих статей сборника или оглавление номера журнала, можно указать номер статьи для копирования. Тогда в новую запись переносятся не только сведения об источнике, но и данные самой статьи: авторы, заглавие, страницы, ключевые слова и другие сведения, введённые ранее в источнике.
Копировать можно в текущую базу электронного каталога или в отдельную базу. В оперативных режимах копирование выполняется только в текущую базу и не требует отдельного выбора таблицы и базы.
После копирования новую запись обязательно проверяют и дополняют. Даже если перенесено полное описание статьи, каталогизатор должен проверить заголовок, заглавие, сведения об источнике, страницы, систематизацию, ключевые слова, вид документа и признаки вывода.
Если в отобранных документах заполнены поля содержания сборника или оглавления журнала, аналитические описания для всех повторений можно создать глобальной корректировкой STN.GBL.
При таком создании система определяет рабочий лист новой записи по характеру документа. Если в источнике указаны коды юридического документа или юридической статьи, создаётся рабочий лист AUNTD; в остальных случаях создаётся ASP.
При массовом создании аналитики:
225;Этот способ удобен, когда оглавление уже введено в записи источника качественно и полно. Если содержание введено выборочно, с пропусками или с методическими сокращениями, массовое создание аналитики может потребовать значительной последующей корректуры.
Глобальная корректировка применяется, когда однотипное изменение нужно внести в большое число записей. Это технологический режим групповой обработки, поэтому перед запуском нужно явно определить область применения, задание и ожидаемый результат.
Глобальная корректировка уместна для задач, где ручное редактирование отдельных записей создаёт высокий риск расхождений:
Перед выполнением нужно отобрать документы, которые действительно должны попасть под корректировку. Если задание выполняется по диапазону MFN, диапазон должен соответствовать только нужной партии, например интервалу импортированных записей. Если задание выполняется по результатам поиска, поисковый запрос нужно проверить просмотром нескольких записей из начала, середины и конца выборки.
В форме глобальной корректировки задаются:
Есть три базовых варианта работы с заданием: выполнить готовое задание без изменения, выполнить готовое задание с уточнением параметров или создать новое задание. Готовые задания можно использовать только после проверки, что они соответствуют текущей структуре базы, локальным справочникам и принятой методике организации.
Пакетное задание может быть задано не только готовым списком команд, но и форматом, который сначала формирует строки задания. Такой формат может сам содержать переменные параметры вида %1, %2, %3, а затем вывести строки, где эти параметры используются повторно.
Если первая строка задания указывает WSS-описание параметров или начинается с @, АРМ открывает окно ввода параметров до выполнения формата. После выполнения формата сформированные строки задания разбираются обычным способом, поэтому параметры, оставшиеся в строках SEARCH, GLOBAL, PRINT и других командах, также будут подставлены перед запуском корректировки.
Например, формат может сначала запросить номер КСУ, чтобы сформировать строку поиска SEARCH "NKSU=%1", а затем вывести строку печати с тем же %1 и дополнительными параметрами %2 и %3 для мест хранения. В этом случае пользователь вводит значения параметров, а итоговое пакетное задание выполняется уже с готовыми строками отбора и печати.
При подготовке таких заданий важно проверить WSS-описание параметров, порядок нумерации %1, %2, %3 и синтаксис самого формата. Если формат содержит повторяющиеся группы или вложенные условия, они должны быть закрыты полностью, иначе окно параметров может открыться, но сформировать корректное задание не получится.
Если вложенная глобальная корректировка должна отбирать записи сложным поисковым выражением, используйте оператор CORRECA. Он работает как вариант CORREC, но получает поисковый запрос ИРБИС вместо готового списка терминов.
После выполнения глобальной корректировки нужно проверить результат:
Постоянные задачи глобальной корректировки связаны с сопровождением базы: заменой классификационных индексов, исправлением размноженных ошибок, обработкой проверенных экземпляров и технологическими преобразованиями записей.
После импорта записей глобальная корректировка может быть обязательной частью технологии. Для разных форматов и источников используются разные задания, а после обработки может потребоваться актуализация словарей. Например, после импорта RUSMARC первая корректировка выполняется безусловно; если после актуализации словаря в словаре вида или типа документа остаётся термин MARC, это признак связанных записей высшего уровня, которые нужно обработать отдельным заданием и затем снова актуализировать словарь.
Для импортов из систем с неоднозначным представлением данных нельзя выбирать задание формально. Сначала нужно проанализировать, как в импортированной базе представлены ББК, экземпляры и другие локально значимые поля, а затем выбрать подходящую модификацию задания.
Глобальная корректировка может использоваться для создания и пополнения авторитетных баз, если у организации нет внешних авторитетных БД или если нужно использовать данные, вводимые в нескольких базах электронного каталога.
Пополнение авторитетных баз возможно двумя способами:
Типовые задания пополняют авторитетные базы авторов, коллективов и издательств, предметных рубрик, АПУ к УДК и АПУ к ББК. Для авторов обрабатываются все повторения полей авторской ответственности; для коллективов и издательств - поля коллективов, издателей и связанных сведений; для рубрик - предметные и географические рубрики; для классификаций - индексы УДК и ББК.
При пополнении авторитетных баз выполняется проверка на дублетность. В авторитетной базе авторов устанавливаются связи между разночтением и основным именем, в базе коллективов и издательств - связи между аббревиатурой и полным названием. Для предметных рубрик автоматическое выявление дублетов сложнее, поэтому после пополнения может потребоваться последовательный поиск и ручная проверка.
Для АПУ к УДК и ББК пополняются составные индексы, введённые систематизатором в электронном каталоге. Если в поле индекса заполнено подполе с текстом, при выполнении задания новый индекс проверяется в авторитетной базе; для оригинального индекса создаётся новая запись, а текст в записи электронного каталога очищается.
Если при корректировке рубрик в авторитетной базе должна автоматически корректироваться соответствующая рубрика в электронном каталоге, нужно включить параметр ATHRSAK=1, перестроить словари при необходимости и указать базы ЭК в параметрах DBEK1, DBEK2, DBEK3. Идентификация рубрик выполняется по свёрткам, поэтому перед включением этой технологии важно убедиться, что словари электронного каталога построены заново и согласованы с авторитетной базой.
Основной режим проверки фонда выполняется в АРМ Комплектатор; текущие пользовательские сценарии описаны в разделах Проверка фонда, Отчёт о проверке фонда и Архив проверок фонда. В АРМ Каталогизатор проверка фонда рассматривается как дополнительный, менее удобный технологический вариант.
Проверка фонда фиксирует экземпляры, которые физически присутствуют в проверяемом месте хранения, отделе или фонде. Она может выполняться в двух режимах:
В обоих режимах работа является групповой обработкой. До запуска нужно определить проверяемый фонд, дату проверки и способ формирования списка экземпляров.
Для проверенных экземпляров в поле 910 фиксируется дата проверки. Если найденный штрих-код или инвентарный номер физически находится не в том фонде, который указан в записи, формируется признак фактического проверяемого фонда.
При полной проверке исходные сведения экземпляра переносятся в архивное поле, а цена пересчитывается по коэффициентам из IZC.MNU относительно даты приобретения экземпляра на дату проверки. Перед полной проверкой нужно убедиться, что IZC.MNU актуализирован для текущего года.
Так как пересчитанные цены записываются в поля экземпляров, а общая цена в поле 10 не корректируется, форматы просмотра и карточек должны учитывать различие между общей начальной ценой и пересчитанными индивидуальными ценами.
После проверки формируется словарь Проверка фонда. В нём отражаются:
По итогам проверки можно формировать акт, инвентарные списки, списки проверенных штрих-кодов и списки непроверенных штрих-кодов.
Перед проверкой нужно включить формирование словаря Проверка фонда и при необходимости перестроить словарь. Если требуется начать очередную проверку без признаков предыдущей, дата предыдущей проверки удаляется глобальной корректировкой по заданию DEl910S для записей, отобранных по термину Проверены....
В настройке проверки задаются:
Для групповой проверки в старой технологии Каталогизатора используется служебная запись с рабочим листом SZPRF. Она создаётся один раз и может использоваться повторно в следующих проверках. В неё вводятся штрих-коды или инвентарные номера проверяемых экземпляров.
Список идентификаторов можно подготовить тремя способами:
Текстовый файл можно получить сканером или сформировать из печатного списка непроверенных экземпляров. При подготовке списка нужно учитывать ограничение на размер служебной записи.
После подготовки списка выполняется глобальная корректировка служебной записи SZPRF. Для полной проверки используется задание PROVFGR; для текущей проверки - PROVFGRT.
После выполнения нужно проверить:
IZC.MNU, отсутствующих штрих-кодов, дублирующих идентификаторов или неверного места хранения.Итоговую оценку удобнее выполнять через отчёт проверки фонда в АРМ Комплектатор. Для корректного отбора по месту хранения в базе должен быть настроен поисковый индекс по месту хранения, а данные экземпляров в поле 910 должны быть заполнены последовательно.