---

Управление документами

---

НАЧАЛО >> Электронная библиотека >> Руководство пользователя >> Управление документами📄 Скачать в DOCX

---

Работа в панели «Управление контентом электронной библиотеки» (доступна также по прямой ссылке ?id=FT/Manage). Раздел предоставляет инструменты для нахождения, массовой обработки и глубокого редактирования электронных документов.

1. Страница ?id=FT/Manage

Страница ?id=FT/Manage открывает административный список документов электронной библиотеки. Она использует поисковый интерфейс электронного каталога, но работает только с записями полных текстов из базы I128F и сразу отбирает записи типа FT.

На странице доступны:

• список документов электронной библиотеки;
• строка поиска и дополнительные виды поиска по реквизитам полного текста;
• открытие карточки документа для редактирования;
• создание новой записи полного текста через системный редактор;
• глубокое редактирование выбранной записи по SID;
• массовые операции над отмеченными документами, если у пользователя есть соответствующие права.

Чтобы страница не смешивалась с читательским поиском по электронному каталогу, в этом режиме скрыты пользовательские действия каталога: корзина, избранное, аннотация, просмотр полного текста, печать, экспорт, сохранение поискового запроса, лицензии, кнопки оперативных действий и заказ документов. Основной сценарий страницы - обслуживание записей электронной библиотеки администратором, а не выдача документов читателю.

2. Поиск документов

Для быстрого отбора нужных материалов, помимо полнотекстового поиска, предусмотрены специализированные виды поиска:

• Тип документа (FTTIP=)
• БД-источник БО (FTDBNAME=)
• Шифр БО (FTSHIFR=)
• Дата ввода (FTDATE=)
• Источник (FTSOURCE=)

Поля БД-источник БО и Шифр БО ищут по связи карточки полного текста с электронным каталогом. В карточке FT имя базы ЭК хранится в поле 2, подполе ^A, а шифр библиографического описания - в поле 2, подполе ^B. Используйте эти виды поиска, чтобы найти все полные тексты из конкретной базы ЭК или быстро проверить, есть ли документ для нужного шифра БО.

3. Пакетные операции

Пакетная смена группы прав выполняется через список объектов модуля FT в административной панели Электронной библиотеки. В списке можно отметить отдельные полные тексты или применить действие к результату поиска, нажать «Установить группу прав» и выбрать нужную группу прав доступа. После выполнения действия выбранные записи связываются с указанной папкой-коллекцией.

Прямая страница ?id=FT/Manage используется для поиска, просмотра списка и индивидуального редактирования документов. Если нужно изменить группу прав только у одного полного текста, откройте карточку документа и используйте поле «Групповое право» в блоке «Информация об авторских правах».

4. Индивидуальное редактирование документа

При открытии карточки конкретного документа администратору доступны для изменения следующие группы свойств:

4.1. Основные поля

В данном блоке указываются базовые метаданные и прикрепляется сам файл. Доступны следующие поля:

• Краткое описание: Текстовое поле для ввода библиографического или пользовательского описания документа.
• Документ: Специальное поле для загрузки или замены исходного файла полного текста (PDF-документ, изображение, аудио, видео и т.д.).
• Текст для ссылки: Текст, который будет отображаться в читательском интерфейсе (электронном каталоге) вместо системного URL-адреса.
• Характер документа: Выпадающий список для смысловой классификации загруженного ресурса. Доступные значения: Текстовый ресурс, Графический ресурс, Обложка, Миниатюра обложки, Аудио-ресурс, Мультимедийный ресурс, Интернет-ресурс.

4.2. Действия с документом

Специальный блок-спойлер с кнопками для принудительного ручного запуска ресурсоемких фоновых задач по данному документу:

• Запустить индексирование документа
• Убедиться в существовании и при необходимости дописать ссылку на полный текст в БО
• Запустить подготовку документа для просмотра
• Обновить полнотекстовый индекс для записи БО на сервере ИРБИС 64
• Запустить подготовку аудио/видео файла к транскрибации (доступно только для медиаресурсов)
• Запустить транскрибацию аудио/видео файла (доступно только для медиаресурсов)

После нажатия кнопки система выполняет действие сразу или ставит задачу в очередь фоновой обработки. Для длительных операций отображается окно прогресса: в нем видно текущее состояние, сообщение об успешном завершении или текст ошибки. Закрытие окна не отменяет уже поставленную задачу; результат нужно проверить в карточке документа, в связанном библиографическом описании или во встроенном просмотрщике.

Кнопка	Что запускает	Когда использовать	Где проверить результат
Запустить индексирование документа	Ставит задачу FT/IndexDocument на извлечение и индексирование текста документа.	После загрузки или замены файла, если документ должен находиться через полнотекстовый поиск.	В просмотрщике документа и в поиске по тексту; при ошибке смотреть сообщение фоновой задачи.
Убедиться в существовании и при необходимости дописать ссылку на полный текст в БО	Проверяет связанное библиографическое описание и добавляет ссылку на запись FT, если она отсутствует.	Когда карточка полного текста создана, но в записи электронного каталога ссылка на просмотр не появилась или была удалена.	В связанной записи ЭК и в читательском интерфейсе электронного каталога.
Запустить подготовку документа для просмотра	Запускает подготовку встроенного просмотрщика: конвертацию, разбиение на страницы, создание производных файлов и служебных данных.	После первичной загрузки, замены исходного файла или изменения параметров просмотра.	По ссылке Смотреть в блоке технической информации или через читательский просмотр полного текста.
Обновить полнотекстовый индекс для записи БО на сервере ИРБИС 64	Копирует индекс idx.txt в файловые ресурсы базы ЭК и прописывает ссылку на индекс в поле библиографической записи.	Когда нужен поиск по полному тексту средствами сервера ИРБИС 64, а не только внутри просмотрщика.	В библиографической записи: появление или обновление ссылки на индекс; в поиске по базе ЭК.
Запустить транскрибацию аудио/видео файла	Запускает настроенный механизм распознавания речи для медиафайла.	Для аудио- и видеодокументов, если требуется текстовая расшифровка или поиск по речи.	В карточке документа, в файлах транскрибации и в интерфейсе просмотра медиа.

4.3. Настройки страниц

Для многостраничных документов (Paged) отображаются поля «Первая страница» и «Последняя страница», позволяющие ограничить диапазон показа документа.

4.4. Свойства изображения

Для графических файлов и пакетов изображений (Image / ImageGroupEdit) доступны дополнительные поля: «Дата съемки», «Номер файла» (только для чтения), «Аннотация» и «Ключевые слова».

4.5. Техническая информация о документе

Блок-спойлер для просмотра и редактирования служебных метаданных документа. Включает в себя следующие поля:

• Путь к папке с данными документа (на сервере): Физическое расположение файлов документа в хранилище (например, .../OBJECTS/FT/...). Только для чтения.
• Смотреть: Прямая гиперссылка для открытия документа во встроенном просмотрщике (открывается в новой вкладке браузера).
• Дата создания и Дата изменения: Системные даты формирования и последней модификации записи (поле 1).
• Имя файла для скачивания: Оригинальное имя файла (включая расширение), которое будет предлагаться пользователю при скачивании документа.
• БД библиографического описания: Имя базы данных электронного каталога (ЭК), с которой связан данный полный текст.
• Шифр библиографического описания: Шифр связанной библиографической записи (БО).
• SID библиографического описания: Внутренний системный идентификатор (SID) библиографической записи.
• Тип исходного документа и Формат исходного документа: Системные параметры, определяющие логическую структуру документа (например, Paged, Image, Video, Audio) и формат исходного файла.
• dots per inch, количество точек на дюйм (DPI): Разрешение документа (по умолчанию 72). Используется для корректного масштабирования водяных знаков и координат слоя распознанного текста.

Внутри этого блока также располагаются:

• Техническая информация: Вложенный спойлер со служебными параметрами обработки — workType (тип задачи, например, конвертация) и occ951a (номер повторения 951 поля в БО, на основании которого был создан полный текст).
• Ссылки на БД ЭК: Повторяющееся поле (202), позволяющее задавать и просматривать дополнительные привязки данного документа к нескольким записям электронного каталога (указываются БД, Шифр записи, SID записи ЭК).

4.6. Информация об авторских правах

Блок позволяет управлять легитимностью распространения документа и гибко ограничивать доступный для читателей объем. В нем доступны следующие поля:

• Файл авторского договора — возможность прикрепить скан-копию документа, подтверждающего права библиотеки на предоставление доступа к изданию.
• Дата и Дата окончания действия — период легитимности прав на распространение (начало и конец срока действия договора).
• Процент страниц разрешенных для скачивания — числовой лимит (по умолчанию 100%). Если права группы или профиль пользователя разрешают лишь частичное скачивание (специальное право ALLOWPERCENTDOWNLOAD), система автоматически ограничит объем загрузки указанным здесь процентом от общего числа страниц в документе.
• Процент страниц разрешенных для печати — аналогичный числовой лимит (по умолчанию 100%), определяющий максимально допустимый процент страниц для вывода на печать из встроенного просмотрщика (вьювера).

4.7. Групповое право

Дополнительное поле для выбора записи коллекции, от которой документ наследует групповое право доступа. Поле отображается в блоке «Информация об авторских правах», если запись полного текста подготовлена как объект с системным идентификатором.

Список вариантов формируется из коллекций, подключенных в настройках модуля FT через параметр «Групповые права доступа» (FTCollections). После сохранения карточки доступ к полному тексту определяется правами на сам документ, правами на модуль FT и правами на выбранную коллекцию.