Специфика заполнения отдельных полей

НАЧАЛО >> АРМ «Каталогизатор» >> Руководство пользователя >> Методика ввода библиографических записей >> Специфика заполнения отдельных полей📄 Скачать в DOCX

Этот раздел собирает рекомендации по полям, для которых недостаточно общих правил заполнения рабочего листа. Поля, не описанные здесь отдельно, заполняются по общим правилам с использованием доступных меню, словарей, авторитетных баз и вложенных рабочих листов.

Для полей со сложной структурой в исходной методике указывается состав подполей и справочники, которые используются при вводе. При переносе в Help такие сведения нужно сверять с текущими рабочими листами и поставкой базы данных.

1. Справочники и коды

Справочники могут корректироваться организацией. При расширении справочников нужно учитывать различие кодов:

Технологические элементы данных, относящиеся только к регистрации поступления журналов, описываются в методике обработки журналов и не должны смешиваться с общими правилами заполнения библиографических полей.

2. Специфические первые страницы РЛ

Специфические первые страницы рабочих листов содержат элементы данных, которые зависят от вида описания и участвуют в сверке на дублетность.

Код РЛ Специфическая страница Назначение
PAZK, PVK Дублетность Заголовок библиографического описания и другие данные сверки на дублетность
SPEC МН - общ. Данные общей части многотомного издания
ASP Дублетность, Рецензия/Реферат Сведения об источнике, данные сверки на дублетность и данные рецензии или реферата
AUNTD Дублетность Сведения об источнике и данные сверки на дублетность для юридических и нормативно-технических документов

На первой странице также находится поле 920 - код рабочего листа. Код определяет вид описания и используется системой для выбора формата просмотра и рабочего листа при корректировке записи.

Если рабочий лист выбран ошибочно, нужно:

  1. Выбрать правильный РЛ в списке рабочих листов.
  2. Откорректировать поле 920 на первой странице.
  3. Удалить данные, которые были введены ранее и не соответствуют новому РЛ.

3. РЛ PAZK: страница Дублетность

РЛ PAZK используется для описания под автором, под коллективом или под заглавием. На странице Дублетность располагаются поля, которые участвуют в сверке на дублетность, и поля, специфичные для этого вида описания.

Сверка выполняется по совокупности кратких данных:

Ключевые поля страницы:

Поле Назначение и правило ввода
700 Первый автор - заголовок описания. Заполняется, если авторов не больше трёх. Для первичной сверки достаточно ФИО и раскрытия инициалов; остальные данные можно уточнить на странице Основное БО.
710 Первый коллективный автор. При вводе через словарь или авторитетную базу данные заполняются полностью. При ручном вводе для сверки достаточно наименования; остальные данные можно ввести после проверки дублетности.
971 Первый временный коллективный автор, если он входит в заголовок вместе с коллективом. Поле не участвует в сверке на дублетность, поэтому может уточняться после проверки.
200 Заглавие. Для сверки достаточно наименования; остальные данные целесообразно вводить на странице Основное БО.
923 Выпуск, часть, номер-заглавие. Для сверки достаточно номера выпуска или части.
210 Год издания. Для сверки достаточно года; остальные выходные данные вводятся на странице Основное БО.
10 ISBN. Используется для уточнения сверки.
19 Идентификационный номер нетекстового материала. Для уточнения сверки данные должны быть введены полностью.
215 Объём. Для сверки вводится объём документа; если единица измерения отличается от значения по умолчанию, её также нужно указать.
920 Код рабочего листа. По умолчанию для этого РЛ установлен PAZK.
900 Вид документа. В исходной методике для PAZK указан вид 05; актуальность значения нужно сверять с текущими настройками.

Данные коллективного автора могут автоматически включаться в сведения об ответственности. Если коллектив не должен попадать в сведения об ответственности или должен формировать добавочную каталожную карточку, это задаётся соответствующей ролью в поле.

Коллективные авторы включаются в словарь коллективов, а слова из наименования - в словарь ключевых слов. Если заглавие подразделения должно индексироваться самостоятельно, нужно установить признак характерного заглавия подразделения.

4. РЛ PVK: страница Дублетность

РЛ PVK используется для описания под временным коллективным автором: конференцией, симпозиумом, выставкой и другим временным коллективом.

Сверка на дублетность выполняется по совокупности данных:

Ключевые поля страницы:

Поле Назначение и правило ввода
710 Первый временный коллективный автор - заголовок описания. При ручном вводе для сверки достаточно наименования; остальные сведения можно уточнить после проверки дублетности.
200 Заглавие. Для сверки достаточно наименования.
923 Выпуск, часть, номер-заглавие. Для сверки достаточно номера выпуска или части.
210 Год издания. Для сверки достаточно года.
10 ISBN. Используется для уточнения сверки.
19 Идентификационный номер нетекстового материала. Для уточнения сверки данные вводятся полностью.
215 Объём. Для сверки вводится объём документа и, при необходимости, единица измерения.
920 Код рабочего листа. По умолчанию для этого РЛ установлен PVK.
900 Вид документа. В исходной методике указан вид 05; актуальность значения нужно сверять с текущими настройками.

Для временного коллектива дата указывается как год. Города проведения и роли выбираются через меню; несколько городов могут вводиться за одно обращение к меню. Перед элементами данных разделительные знаки вручную не ставятся.

Временный коллектив включается в словарь коллективов, а отдельные слова из наименования - в словарь ключевых слов. Сокращённое или полное наименование может автоматически попадать в сведения об ответственности; необходимость такого включения задаётся ролью.

5. РЛ SPEC: страница МН - общие данные

РЛ SPEC используется для сводного описания тома многотомного издания. В отличие от PAZK и PVK, отдельная страница дублетности здесь не используется: сверка выполняется при вводе объёма конкретного тома на странице Основное БО.

На первой странице МН - общие данные располагаются данные общей части многотомного издания и поля, которые участвуют в последующей сверке.

Ключевые поля страницы:

Поле Назначение и правило ввода
961 Авторы, редакторы и другие лица, относящиеся к многотомному изданию в целом. Если авторов не больше трёх, один из них может быть отмечен как заголовок описания.
962 Коллективные и временные коллективные авторы общей части. Поле используется для коллективов, относящихся ко всему многотомному изданию или к документу-источнику статьи.
461 Основные данные общей части сводного описания тома: заглавие, сведения к заглавию, сведения об ответственности, выходные данные, размер, тираж, ISBN/ISSN, сведения об издании, перевод заглавия и заголовок описания.
46 Дополнительные данные общей части: общее обозначение материала, разночтения заглавия, серия, параллельные заглавия, примечания, предыдущее издание и другие связанные сведения.
920 Код рабочего листа. По умолчанию для этого РЛ установлен SPEC.
900 Вид документа. В исходной методике для SPEC указан вид 03; актуальность значения нужно сверять с текущими настройками.

Поля 961 и 962 могут вводиться с использованием словаря базы электронного каталога и авторитетных баз. В режиме мультиввода можно перенести несколько имён или коллективов за одно обращение к словарю.

Если в 961 или 962 установлен признак заголовка описания, заголовок сводного описания тома может формироваться автоматически. Данные лиц и коллективов также могут автоматически включаться в сведения об ответственности.

Поле 461 является обязательным для сводного описания тома. Оно описывает общую часть многотомного издания, а данные конкретного тома затем уточняются на других страницах рабочего листа.

Если сведения, относящиеся к заглавию, не заполнены вручную, система может сформировать их автоматически на основе кода характера документа и справочника соответствий. Если такая автоматизация не нужна, её нужно отключить в настройке или очистить соответствующий справочник.

Если сведения об ответственности не заполнены, они могут формироваться из введённых авторов, редакторов, коллективов и временных коллективов. При формировании учитываются инверсия ФИО, язык основного текста, количество авторов и признак необходимости включать коллектив в сведения об ответственности.

Поле 461 может повторяться для нескольких издательств. При нескольких издательствах можно управлять выводом городов и признаком вывода только первого издательства с пометой "и др.". Каждое издательство желательно вводить полно, чтобы словарь издательств оставался пригодным для поиска и повторного ввода.

Поле 46 используется для серий, параллельных заглавий, примечаний, предыдущих изданий и разночтений заглавия. Оно может повторяться, если нужно описать несколько связанных серий, несколько параллельных заглавий или несколько предыдущих изданий.

6. РЛ ASP: страницы Дублетность и Рецензия/Реферат

РЛ ASP используется для аналитического описания статьи. Первая страница содержит данные, которые участвуют в сверке на дублетность, а также сведения об источнике статьи.

На странице Дублетность для ASP важны:

Поле источника статьи содержит данные о заглавии источника, выходных данных, местоположении, номере статьи, иллюстрациях, обозначении тома или выпуска, частном заглавии и шифре документа в базе данных.

В записях ASP поля экземпляров обычно не вводятся. Описание статьи связано с документом-источником, а доступ к экземплярам определяется через источник.

Страница Рецензия/Реферат используется, если аналитическое описание является рецензией или рефератом. В ней указываются признак рецензии или реферата, заглавие рецензируемого документа, автор, сведения к заглавию, выходные данные, ISBN, идентификатор нетекстового материала, вид документа, шифр и имя базы данных.

7. РЛ AUNTD: страница Дублетность

РЛ AUNTD используется для аналитического описания юридических, директивных и нормативно-технических документов.

По назначению первая страница близка к ASP: она содержит сведения об источнике и данные, необходимые для сверки на дублетность. Основное отличие состоит в составе специфических полей, ориентированных на юридический или нормативно-технический документ.

При переносе подробных правил AUNTD нужно сверять текущий состав рабочего листа и справочников, потому что этот тип описания сильнее зависит от локальной методики организации и набора используемых нормативных документов.

8. РЛ J: ввод и корректировка описаний журналов

РЛ OJ51 и !RPJ51 с кодом J используются для сводного описания журнала, газеты или другого сериального издания. В сводное описание по мере работы добавляются сведения об отдельных выпусках; сведения о первом поступлении могут вводиться одновременно с библиографическим описанием.

РЛ OJ51 включает восемь страниц:

Страница Что вводится
Основное БО Заглавие, сведения об ответственности, выходные данные, серия, подсерия и раздел подсерии
Коды Кодированная информация, ISSN, шифр документа в БД
Расширенное. Изменения Коллективы, редактор, примечания, другие заглавия, связи с другими изданиями, сведения о предыдущих и последующих изданиях, внешние объекты
Физические характеристики Физические характеристики издания и отдельных номеров, сведения о приложениях
Систематизация Классификационные индексы, рубрики, ключевые слова, персоналии, аннотация, авторский знак и расстановочный шифр
Регистрация Поступивший выпуск или подшивка: год, том, номер, дополнение, электронный ресурс, технологический путь, экземпляры, номера подшивки, оглавление выпуска
Кумуляция Автоматически формируемые кумулированные сведения о зарегистрированных поступлениях
Технология Даты и исполнители ввода, управляющие коды, архивные данные экземпляров, держатель документа, количество выдач и сведения о заказанных экземплярах

При регистрации поступлений или другой корректировке документов с кодом J используется модификация !RPJ51. Её отличие от OJ51 состоит в порядке страниц: первой открывается страница Регистрация.

!RPJ51 не предназначен для ручного выбора при создании нового документа: он используется как технологический вариант корректировки существующего журнального описания.

9. РЛ NJ, NJK и NJP: номера и подшивки журналов

РЛ !NJ31 с кодом NJ используется для корректировки отдельного номера или выпуска журнала, который создаётся автоматически при регистрации поступления.

Основная задача корректировки номера - ввод оглавления, если оно не было заполнено при регистрации.

В РЛ номера используются страницы:

Страница Что вводится
Регистрационные данные номера Шифры описания журнала и выпуска, год, том, номер, дополнение, сведения о кумулированных номерах, экземпляры и технологический путь
Оглавление Сведения о статьях, опубликованных в номере
Приложения на вкладках Сведения о ненумерованных страницах и дополнительных материалах
Технология Даты и исполнители, управляющие коды, архивные данные экземпляров, держатель документа, количество выдач, количественные характеристики, сведения о внешних объектах

Код NJK используется для описания подшивки. Код NJP используется для номера, вошедшего в подшивку. Эти коды формируются технологически при глобальной корректировке и не выбираются вручную при создании нового документа.

10. РЛ IBIS: упрощённое описание книги

РЛ IBIS предназначен для упрощённого ввода данных о книге без полного анализа издания по традиционной методике.

Такой РЛ содержит ограниченный набор страниц и не предполагает:

При этом сохраняется контроль обязательных полей и контроль дублетности шифра издания.

11. Дальнейший перенос

Общие страницы рабочих листов и поля, применяемые в нескольких видах описаний, описаны в разделе Общие поля рабочих листов.