Подготовка выходных документов

НАЧАЛО >> АРМ «Каталогизатор» >> Руководство пользователя >> Методика ввода библиографических записей >> Подготовка выходных документов📄 Скачать в DOCX

Этот раздел дополняет пользовательский сценарий вывода записей на печать. Здесь описана методика выбора выходного документа: когда использовать рулонную печать, каталожные карточки, табличные формы, библиографические списки и указатели.

1. Виды печати

Каталогизатор может получать выходные документы несколькими способами:

Простая печать подходит для быстрого вывода найденных записей. При выборе оптимизированного формата запись выводится в виде библиографического описания, соответствующего её рабочему листу и виду документа.

Каталожные карточки можно получать индивидуально для текущей записи или пакетно для группы записей. Индивидуальный режим удобен при завершении ввода или корректировки одной записи, когда нужно сразу проверить и напечатать комплект карточек. Пакетный режим удобен для партии поступлений, отобранных записей или подготовки карточек с учётом тиража.

Табличные формы используются, когда важны отбор, сортировка и структура документа: инвентарные списки, библиографические указатели, систематические указатели, отчёты о проверке фонда, списки непоступивших номеров журналов и другие формы.

2. Управление выводом данных

Состав выходных документов зависит от данных записи, настроек системы и индивидуальных параметров на странице Технология. Часть требований можно задать для всех документов через настройку, а часть - для конкретной записи.

Настраиваются, в частности:

Если в выходном макете обнаружена ошибка в библиографических данных, её нужно исправлять в записи электронного каталога, а не только в сформированном документе. Исправления в текстовом редакторе изменяют только текущий макет и не возвращаются в базу.

3. Основные форматы просмотра и печати

Для разных видов записей используются разные оптимизированные форматы.

Формат Назначение
KN, KN_H Библиографическое описание книги, включая содержание, аннотацию, внешние объекты и сведения об экземплярах
MN, MN_H Описание тома многотомного издания
ASP, ASP_H Аналитическое описание статьи
IBISKW, IBISKW_H Описание с дополнительным выводом списанных экземпляров
PERSW, PERSW_H Описание с полными сведениями о персоналиях
JW, JW_H Сводное описание журнала или другого сериального издания
NJW, NJW_H Описание отдельного номера или выпуска журнала
NJTPW, NJTPW_H Описание номера журнала с технологическими данными и списанными экземплярами
INFOW, INFOW_H Техническое представление вида элемент данных - значение
UMARCW, USMRCW Представление в коммуникативных форматах с метками полей и подполей
KKKWP, KKKWP_H Контрольный просмотр комплекта каталожных карточек

Перед печатью каталожных карточек рекомендуется просмотреть запись в формате KKKWP. Это помогает заранее увидеть, какие основные, добавочные и ссылочные карточки будут сформированы.

4. Индивидуальная печать каталожных карточек

Индивидуальная печать карточек выполняется для текущего документа после ввода или корректировки. Основная карточка формируется первой и безусловно. Остальные виды карточек формируются по выбранному виду карточки и по данным записи.

В индивидуальном режиме можно получить:

Если для выбранного вида карточки нет данных, макет может быть пустым. Например, добавочная или ссылочная карточка формируется только при наличии соответствующих данных и признаков в записи.

Макет карточки можно отредактировать перед печатью средствами текстового редактора: изменить текст, расположение элементов, шрифт, стиль, размеры карточки и поля. Такие изменения относятся только к сформированному макету.

5. Комплект каталожных карточек

Комплект карточек для одной записи обычно включает:

Добавочные карточки могут формироваться автоматически для источника переводного издания, последующих статей сборника и дополнительных заголовков. Для других лиц, коллективов, персоналий, заглавий, серий, разночтений, параллельных заглавий и рубрик подготовка карточек зависит от введённых в записи ролей и признаков.

6. Табличные формы

Табличные формы формируются по диапазону MFN или по результатам поиска. Для выходного документа выбирается имя формы, носитель вывода и при необходимости заголовки. Результат формируется как документ RTF, который можно открыть и при необходимости доработать в текстовом редакторе.

Для отбора записей часто используются:

7. Библиографические списки и указатели

Библиографические списки и указатели строятся не только по отбору записей, но и по правилам сортировки.

Основные формы:

Форма Назначение Сортировка
TABBUW Библиографический указатель по предметным рубрикам Первая предметная рубрика, затем автор или заглавие
TABBAW Библиографический указатель по автору и/или заглавию Автор или коллектив, заглавие, номер тома, источник статьи
TABBNW Указатель новых поступлений Автор или коллектив, заглавие, номер тома, источник статьи
TABSUW Систематический указатель по всем индексам, включая статьи из оглавления Все издательские индексы, затем автор или заглавие
TABSU0 Систематический указатель только по основным записям со ссылками и указателями Все издательские индексы, затем автор или заглавие
TABSU0P Вариант систематического указателя с персоналиями Индексы, персоналии, автор или заглавие

Для систематических указателей должны быть подготовлены справочники индексов: иерархический справочник ввода и справочник вывода. Иерархический справочник помогает систематизатору выбрать индекс, а справочник вывода задаёт текст расшифровки в выходной форме и словаре.

Сортировка указателей учитывает разметку заглавия: можно исключать фрагмент из ключа сортировки или заменять часть текста другим значением, например для числительных.

8. Пакетная печать карточек

В пакетном режиме карточки можно получить для одной или нескольких записей. Система подбирает комплект карточек для каждой записи.

Доступны формы:

Форма Назначение
!!KK_K Комплект карточек: основная, добавочные, ссылочные, систематический и топографический каталоги
!!KK_O Основная карточка
!!KK_D Комплект добавочных карточек
!!KK_S Ссылочные карточки
!!KK_Sk Карточки для систематического каталога
!!KK_Tk Карточки для топографического каталога
!!KK_ob Оборот основной карточки
!!KK_obmh Оборот основной карточки по месту хранения
!!KKF Формуляры для книг и периодических изданий
!!KK Устаревший вариант комплекта карточек

В пакетном режиме не формируются карточки продолжения. Зато можно учитывать тираж карточек. Тираж основных карточек определяется местами хранения, тираж добавочных - числом добавочных карточек и мест хранения, тираж карточек для систематического каталога - числом классификационных индексов. Для ссылочных карточек, топографического каталога, формуляров и оборотов тираж обычно не применяется.

Если требуется особый тираж по месту хранения, используются справочники Mhr_tirajO.mnu, Mhr_tirajD.mnu и Mhr_tirajS.mnu либо индивидуальная настройка в поле 905.

9. Инвентарные и отчётные формы

Инвентарные списки делятся по назначению:

Если стандартная форма содержит лишние столбцы для конкретной организации, их можно удалить в готовом документе или подготовить собственный формат.

Другие полезные формы:

Форма Назначение
TNNJW Непоступившие номера журналов
TABF1W Справка о поступлении книг в библиотеку
TABF3W Лист актового учёта
LAND Спрашиваемость литературы
AVTS Труды авторов по месту работы
COLL Опись музейных коллекций
TPRFA Акт проверки фонда
TPRFI Инвентарный список проверки фонда
TPRFSH Список штрих-кодов проверки фонда
TNPRSH Список непроверенных штрих-кодов
INV_PROVF Список инвентарных номеров или штрих-кодов для групповой проверки
Brief_Tab Список документов, сортированный по заголовку
Brdat_Tab Список документов, сортированный по дате ввода
Bryear_Tab Список документов, сортированный по году выхода