НАЧАЛО >> АРМ «Каталогизатор» >> Руководство пользователя >> Методика ввода библиографических записей >> Общие правила заполнения рабочих листов📄 Скачать в DOCX
Общий порядок определения элементов библиографического описания и их представления в полях и подполях рабочих листов приближен к традиционной технологии составления библиографической записи на каталожной карточке.
Эта страница описывает общие правила. Специфические рекомендации по отдельным полям и страницам РЛ переносятся в отдельные разделы методики.
При вводе элементов данных не нужно вручную ставить знаки препинания, которые в библиографическом описании отделяют области и элементы перед вводимым элементом. Эти знаки формируются форматами вывода и правилами представления записи.
После знаков препинания, которые вводятся внутри значения, нужно ставить пробел. Это важно для корректного отображения записи в просмотре и выходных документах.
Поля сложной структуры заполняются через вложенные рабочие листы. Если для поля предусмотрены расширенные средства ввода, открывайте их кнопкой с тремя точками или клавишей F2.
Во вложенном РЛ данные сохраняются в основном поле как подполя с разделителями вида ^a, ^b и т. п. Эти служебные разделители формируются автоматически при выходе из вложенного РЛ. Ручная корректировка такого поля допустима только при сохранении правильных разделителей подполей.
Некоторые данные вводятся в повторяющиеся поля: например, сведения о нескольких экземплярах. В рабочем листе повторяемость обычно обозначается признаком в колонке номера поля.
Для добавления нового повторения выберите номер того появления поля, после которого нужно вставить новое значение.
Повторяющиеся поля сложной структуры удобно редактировать в табличном виде. В таком режиме каждое повторение поля отображается строкой, а подполя - столбцами. Табличный режим позволяет быстрее удалять повторения и переносить одинаковые значения по столбцам.
Часть данных вводится с использованием меню, словаря текущей базы электронного каталога или авторитетных баз данных.
Если для подполя предусмотрено меню или словарь, при установке курсора в это подполе доступны расширенные средства ввода. После выбора значения нажмите Ввод или выполните двойной щелчок по нужному значению.
Меню обычно используются для кодовой информации. В некоторых меню доступен быстрый поиск по ключу, часть меню имеет древовидную структуру.
Словарь базы электронного каталога используется для выбора уже существующих терминов. В поле Ключ можно вводить начальные буквы поискового термина для перехода к нужной части словаря.
Авторитетные базы используются для нормируемых данных: авторов, коллективов, предметных рубрик и связанных терминов. При переносе данных из авторитетной записи в библиографическую запись может сохраняться номер записи авторитетной базы. Это обеспечивает связь между библиографическим описанием и авторитетной записью.
ИРБИС предоставляет средства создания, ведения, импорта и использования авторитетных баз, но сами авторитетные базы являются отдельным информационным ресурсом организации.
При вводе однотипных данных можно использовать режим мультиввода. Он позволяет за одно обращение к меню, словарю или авторитетной базе выбрать несколько значений и перенести их в рабочий лист.
Для неповторяющегося поля система может автоматически поставить разделительные знаки между выбранными однотипными значениями.
Для повторяющихся полей мультиввод удобнее выполнять в табличном режиме: каждое выбранное значение переносится в отдельное повторение поля, которое затем дополняется остальными элементами данных.
При поступлении второго и последующих томов одного издания можно копировать ранее введённый документ и затем корректировать скопированную запись. Такой подход уменьшает повторный ввод и снижает риск расхождений между связанными описаниями.
Для практического сценария см. создание записи на основе выбранной.
Разметка заглавий используется для корректного формирования авторского знака и сортировки в выходных таблицах.
Текст в угловых скобках исключается из сортировки, но печатается без символов разметки. Это можно применять, например, для артиклей в заглавиях иностранных изданий.
Разметка вида <исходный текст=текст для сортировки> позволяет задать значение, которое будет использоваться для авторского знака или начального элемента сортировки.
Примеры:
| Исходное заглавие | Разметка | Что используется для сортировки |
|---|---|---|
1000 и одна ночь |
<1000=тысяча> и одна ночь |
тысяча и одна ночь |
Антон Павлович Чехов |
<Антон Павлович Чехов=Чехов Антон Павлович> |
Чехов Антон Павлович |
Аналогичная разметка может применяться и в других полях, например при вводе разделов и статей в оглавлении.
Для проверки дублетности система использует набор значимых элементов библиографического описания. Состав этих элементов зависит от вида описания и выбранного рабочего листа.
В исходной методике описан алгоритм автоматической свёртки текста: из текста выбираются символы слов, начиная с последних слов, пока не будет получена строка сравнения. В современных настройках конкретная реализация сверки должна проверяться по текущим форматам контроля и рабочим листам.
Обычно в сверку включаются:
Если система обнаруживает дублетную запись, новая запись не должна сохраняться как самостоятельная. Нужно найти существующий документ и корректировать его по результатам поиска или по известному MFN.
Если необходимо ввести другую запись на месте обнаруженной дублетной, измените или удалите значение в поле, на котором сработала проверка, очистите введённые данные и продолжите ввод другой записи.
При вводе сокращений слов на русском языке может использоваться справочник сокращений по ГОСТ 7.12-93. В исходной методике указан файл GOS71293.MNU.
Перед использованием справочника нужно проверить, что файл присутствует в текущей поставке и подключён к рабочим листам или интерфейсу ввода.