НАЧАЛО >> АРМ «Каталогизатор» >> Руководство пользователя >> Методика ввода библиографических записей📄 Скачать в DOCX
Этот раздел описывает методические основы ввода и корректировки библиографических записей в электронном каталоге. Пошаговые действия в интерфейсе описаны в соседних разделах: создание записи, редактирование записи, создание записи на основе выбранной и inline-каталогизация.
Электронный каталог представляет собой общую поливидовую базу данных. В ней могут описываться печатные и рукописные материалы, ноты, видео- и звукозаписи, картографические материалы, компьютерные файлы и другие виды документов.
Документы могут быть:
При необходимости электронный каталог может быть разделён на несколько баз данных: по типу литературы, тематике, виду описания, хронологическому принципу или другому принятому в организации правилу.
В методике используются три основных вида библиографического описания:
| Вид описания | Что описывает |
|---|---|
| Монографическое | Отдельно изданную единицу: однотомное издание, том многотомного издания, выпуск серийного или продолжающегося издания |
| Сводное | Издание в целом, например журнал или газету, с последующей регистрацией отдельных номеров |
| Аналитическое | Статью или другой составной материал из журнала, сборника, комплекта карт, аудиовизуального или другого документа |
Для простоты в исходной методике термином "книга" обозначается однотомное, многотомное, продолжающееся или серийное издание, для которого библиографическое описание составляется на каждую отдельно изданную единицу. Термином "журнал" обозначается сериальное издание, для которого составляется сводное описание и регистрируются поступившие номера или выпуски.
Документ-книга содержит элементы данных библиографического описания одной отдельно изданной единицы, а также сведения о полученных, заказанных или ожидаемых экземплярах.
Документ-журнал содержит элементы данных сводного библиографического описания сериального издания и сведения о поступлении отдельных номеров за разные годы. При регистрации поступления отдельного номера система формирует документ-номер журнала, где фиксируются полученные экземпляры, оглавление номера и технологические сведения.
Документ-статья содержит элементы данных аналитического библиографического описания статьи из журнала, сборника или другого документа.
Документ создаётся при первом получении издания. Затем запись может корректироваться: исправляются ошибки, добавляются сведения о новых поступлениях, списываются отдельные экземпляры, уточняются технологические данные.
Описание обычно выполняется по самому изданию. Запись также может быть передана из базы комплектования, скопирована из другой базы данных, заимствована из внешней системы или получена преобразованием из другого формата.
При вводе информации система может выполнять формально-логический контроль части данных и сверку на дублетность по совокупности основных библиографических элементов.
Кодовая информация вводится с использованием меню-справочников. Наименования организаций, коллективов, совещаний и другие нормируемые данные могут вводиться с использованием словаря базы электронного каталога и авторитетных баз данных.
До начала работы с базой данных администратор и каталогизаторы должны проверить состав справочников, которые используются при вводе сведений об экземплярах:
STE.MNU - статус экземпляра;KP.MNU - канал поступления;MHR.MNU - место хранения;TP.MNU - технологический путь;FIO.MNU - ФИО исполнителей;ORG.MNU - сведения об организации-поставщике информации для выходных и коммуникативных форматов.Справочник ORG.MNU задаёт значения по умолчанию, которые используются при формировании выходных данных и экспортных файлов. В нём могут быть указаны код страны, наименование организации, обозначение валюты, единицы измерения, национальный язык, сигла организации и режим автоматического формирования авторского знака.
Данные библиографического описания представлены в виде полей и подполей. Для элементов данных могут задаваться обязательность, повторяемость и отражение в поисковых словарях: автора, заглавия, издательства, коллектива, ключевых слов и других.
За основу формата принят коммуникативный формат UNIMARC в части группировки библиографических данных по полям и подполям и кодирования информации. При этом система поддерживает преобразование библиографической информации в форматы UNIMARC, USMARC и RUSMARC для обмена с другими информационными системами.
В ИРБИС дополнительно используются технологические поля. Они позволяют хранить сведения о поступлении и хранении номеров или выпусков периодических изданий, а также о полученных и заказанных экземплярах книг и журналов.
Система ориентирована на однократный ввод данных в формализованном виде. Такие данные затем могут использоваться в разных задачах: поиске, печати, экспорте, формировании выходных документов и обменных файлов.
При необходимости каталогизатор может работать с полями формата RUSMARC, которые не входят в основной набор ИРБИС. Такие поля добавляются в запись из таблицы описания полей. Для индикаторов RUSMARC используются подполя 0 и !; для каждого поля может быть задано меню допустимых значений индикаторов, включая значение #, если индикатор не используется.
Исходная методика опирается на ГОСТ 7.1-2003, Российские правила каталогизации и стандарты библиографического описания отдельных видов документов, включая нотные издания, картографические произведения и аудиовизуальные материалы.
При актуализации раздела нужно сверять применяемые правила каталогизации с действующими нормативными документами организации и текущей настройкой рабочих листов.